Un expediente al que le falta una página en medio se detecta tarde, casi siempre cuando alguien cita algo que no aparece. Insertar la página que faltaba tiene su parte fácil —colocarla en su sitio— y su parte delicada: que la secuencia siga teniendo sentido.
Faltan páginas por muchos motivos: el escáner se saltó una hoja, un anexo se quedó fuera, la numeración impresa da un salto. Antes de tocar nada conviene confirmar que de verdad falta algo y no que está en otro sitio o repetida.
Confirmar que la página falta de verdad
Lo primero es comprobar la numeración impresa, no la del programa. Un documento puede llevar su propio folio y el visor mostrar otra cifra. Si el papel marca una página concreta y el archivo salta a la siguiente sin pasar por ella, hay un hueco real.
También puede ocurrir lo contrario: que la página esté, pero duplicada o girada. Revísalo antes de añadir nada; insertar una hoja que ya existía crea un expediente con dos versiones de la misma página y nadie sabrá cuál vale.
Cuando el hueco es real, busca la página que falta por su contenido: un anexo citado, la continuación de un listado o la segunda cara de un folio. Confirma que la hoja que vas a insertar es la que corresponde a ese hueco y no una parecida.
Dónde va exactamente la página nueva
La posición no se decide por el número que aparece en pantalla, sino por el contenido. Antes de insertar, localiza la página anterior y la posterior y comprueba que el texto enlaza. Si la página previa termina con dos puntos y la siguiente empieza a media oración, la nueva va justo en medio.
- Señala la página previa y la siguiente antes de mover nada.
- Confirma que la página nueva no repite el contenido de otra.
- Decide si va antes o después cuando sea un anexo suelto.
Cuando la posición sea dudosa, anota en la propia copia de trabajo por qué has decidido ese punto. Así, quien revise más tarde no tendrá que adivinarlo.
Insertar sin romper la secuencia
Al añadir una página en medio, todo lo que venía después se desplaza. Eso afecta a la numeración, al índice y a las referencias internas del tipo «véase la página siguiente». Si el documento se cita por su folio impreso, la cifra del visor y la del papel empiezan a no coincidir.
Por eso conviene trabajar siempre sobre una copia y no sobre el archivo recibido. Añade la página, comprueba que el documento resultante se puede recorrer de principio a fin y deja constancia de lo que se ha insertado y dónde. Un expediente que crece sin aviso genera dudas sobre si una página estaba o no desde el principio.
Si la página nueva no encaja del todo
Es frecuente que la hoja añadida tenga otro tamaño o venga en horizontal. Que se vea distinta no es grave, siempre que sea legible y no obligue a girar el documento para leerla. Lo que no conviene es recortar o deformar el contenido para hacerla coincidir: se perdería información para ganar estética.
Tampoco hace falta imitar el formato del resto. La página insertada puede llevar una nota que indique de dónde viene, sobre todo si es una copia de un original en papel. Esa nota ayuda a quien revise después el expediente y evita confundirla con una página reproducida de nuevo.
Dejar constancia de la inserción
Cuando la página ya está en su sitio, apunta en el índice o en una nota interna quién la añadió, en qué fecha y por qué. El archivo original se conserva aparte, sin tocar. Así, si más adelante alguien pregunta por la diferencia entre dos versiones, la respuesta existe sin tener que reconstruirla.
En una copia de trabajo, RePDF permite unir el archivo que contiene la página con el expediente y después usar Organizar PDF para reordenar, rotar o eliminar páginas hasta dejar la secuencia correcta. El original recibido se conserva aparte. Añadir la página que faltaba no es rehacer el expediente: es devolverle la continuidad que había perdido y poder explicarlo.
