Un expediente sin numerar funciona mientras está sobre la mesa de quien lo montó. Fuera de ahí, cada hoja es una hoja suelta y cualquier referencia a una página es una discusión.
Numerar y sellar parece un trámite de última hora. Es, en realidad, la diferencia entre un montón de folios y un documento con el que se puede trabajar.
Por qué un expediente sin numerar es un problema
Porque nadie puede citarlo. Cuando en un escrito se habla de «la página 12», esa página tiene que existir y ser la misma para todo el mundo. Sin numeración, la única forma de señalar algo es describirlo: el folio donde aparece la cláusula cuarta. Eso aguanta mal una revisión hecha por otra persona.
Hay tres situaciones en las que se rompe del todo:
- Cuando alguien revisa el expediente después de que se hayan quitado o añadido folios.
- Cuando dos personas comparan copias y cada una tiene el orden en un sitio distinto.
- Cuando hay que probar qué documento estaba ahí y en qué fecha entró.
Dónde va el número
La posición se decide una vez por expediente y no se cambia a mitad. Abajo a la derecha es lo habitual; abajo y centrado, también. Lo que no funciona es alternar.
La posición tiene que cumplir dos condiciones: no tapar texto y no caer dentro del margen que la impresora pueda cortar. En un escaneo hay que mirar además dónde quedó el borde real de la hoja.
Conviene comprobarlo en las páginas difíciles: las que llevan sello, firma al pie o numeración impresa.
El número no debe tapar nada
Un número colocado encima de un sello de entrada es peor que no tener número, porque tapa justo el dato que da valor al folio. Lo mismo ocurre con una diligencia, una rúbrica o una nota manuscrita al pie.
Antes de numerar, revisa las páginas que tienen algo en el pie. Si el hueco elegido está ocupado en alguna de ellas, mueve el número en todo el expediente, no solo en esa página.
La numeración que ya venía impresa
Un expediente formado con documentos de otras partes arrastra numeraciones que no coinciden con la posición real de cada folio.
La regla práctica es sencilla: la numeración de cada documento de origen se respeta, no se corrige, y se añade una numeración propia del expediente, que es la única que se cita.
El sello de entrada y la constancia de fecha
Un sello de entrada deja constancia de que un documento llegó, cuándo llegó y con qué referencia se registró. Puesto en un hueco libre de la primera página, con la fecha y el número de registro, convierte una hoja cualquiera en un folio con historia.
Lo que importa es que la fecha se lea sin esfuerzo y que el sello no caiga sobre el texto de debajo. Se comprueba a tamaño real, no en la miniatura.
Y en un expediente unido no basta con sellar la primera página del conjunto: el sello de entrada corresponde al folio de inicio de cada documento.
Cómo se hace en un despacho, paso a paso
- Fija la posición del número y mantenla en todo el expediente.
- Comprueba en las páginas con sello o firma que el hueco elegido está libre.
- Numera de principio a fin, en una sola pasada y sin saltarte páginas.
- Pon el sello de entrada con fecha y referencia en el folio de inicio de cada documento.
- Abre el resultado y repasa la secuencia de números de arriba abajo.
- Guarda el archivo final con el nombre correcto y no vuelvas a tocarlo.
Qué comprobar antes de archivar o enviar
- Que la numeración es continua y no se repite ningún número.
- Que ningún número tapa texto, sello, diligencia o firma.
- Que la fecha del sello se lee a tamaño real sobre el papel.
- Que el total de páginas coincide con el que figura en el índice del expediente.
Numerar páginas PDF en RePDF
RePDF numera el documento en el propio equipo, sin subirlo a ningún servidor: se elige la posición, el formato y la página de inicio, y la numeración se aplica sobre el archivo original, respetando los sellos y las firmas que ya estaban puestos.
Para el sello de entrada, la marca se coloca igual, encima de la página y sin destruir lo que hay debajo. Es la parte que importa cuando el expediente lleva datos de un cliente: el trabajo se hace en la máquina del despacho y los documentos nunca salen de ella.
La comprobación final
Un expediente bien numerado se abre y se recorre sin pensar. Se cita una página y todo el mundo encuentra la misma. Se mira la fecha de entrada y está ahí.
Si al revisarlo tienes que volver a contar folios para saber dónde estás, todavía le falta algo. Eso se arregla en dos minutos, antes de enviarlo, no en una reclamación.
